Thông tư 14/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, có hiệu lực từ ngày 25/05/2026.

Đây là văn bản quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý của tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật. Đặc biệt, quy trình công bố theo quy định mới gắn với Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện thủ tục.

Vậy công bố hợp chuẩn và công bố hợp quy theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu gì? INCOCERT tổng hợp và hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Thông tư 14/2026/TT-BKHCN là gì?

Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/04/2026 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về:

  • Công bố hợp chuẩn;
  • Công bố hợp quy;
  • Phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn;
  • Phương thức đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật;
  • Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện công bố;
  • Trách nhiệm quản lý của cơ quan nhà nước có liên quan.

Thông tư có hiệu lực từ 25/05/2026 và thay thế nhiều quy định trước đây, trong đó có Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và Thông tư 02/2017/TT-BKHCN.

Điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là quy trình công bố hợp chuẩn, hợp quy mới đã tăng cường phương thức thực hiện trên môi trường điện tử thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

2. Phân biệt công bố hợp chuẩn và công bố hợp quy

Doanh nghiệp cần xác định đúng sản phẩm thuộc trường hợp hợp chuẩn hay hợp quy trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Công bố hợp chuẩn

Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân công bố đối tượng của mình phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.

Đối tượng có thể bao gồm:

  • Sản phẩm;
  • Hàng hóa;
  • Dịch vụ;
  • Quá trình;
  • Môi trường;
  • Các đối tượng khác thuộc hoạt động kinh tế – xã hội được quy định trong tiêu chuẩn.

Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, công bố hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện.

Việc công bố có thể dựa trên:

  • Kết quả chứng nhận hợp chuẩn của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được công nhận; hoặc
  • Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của chính tổ chức, cá nhân công bố.

Công bố hợp quy

Khác với hợp chuẩn, công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc đối với các đối tượng được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Căn cứ công bố hợp quy có thể bao gồm:

  • Kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định;
  • Kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được công nhận;
  • Kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân trên cơ sở kết quả thử nghiệm đáp ứng yêu cầu;
  • Kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức quốc tế, khu vực hoặc nước ngoài được thừa nhận theo quy định.

Vì vậy, trước khi triển khai thủ tục, doanh nghiệp phải xác định chính xác quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và phương thức đánh giá sự phù hợp đối với sản phẩm của mình.

3. Các phương thức chứng nhận theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

Thông tư quy định 08 phương thức chứng nhận sự phù hợp:

Phương thức 1: Chứng nhận thông qua thử nghiệm mẫu đại diện cho kiểu, loại sản phẩm, hàng hóa.

Phương thức 2: Chứng nhận thông qua thử nghiệm mẫu đại diện; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường.

Phương thức 3: Thử nghiệm mẫu đại diện kết hợp đánh giá quá trình sản xuất; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất và đánh giá quá trình sản xuất.

Phương thức 4: Thử nghiệm mẫu đại diện và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường hoặc cả hai, kết hợp đánh giá quá trình sản xuất.

Phương thức 5: Thử nghiệm mẫu đại diện và đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu và đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý.

Phương thức 6: Chứng nhận thông qua đánh giá và giám sát hệ thống quản lý.

Phương thức 7: Chứng nhận thông qua thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa.

Phương thức 8: Chứng nhận thông qua thử nghiệm hoặc giám định toàn bộ sản phẩm, hàng hóa.

Doanh nghiệp không nên tự động lựa chọn một phương thức chỉ vì thủ tục đơn giản hoặc chi phí thấp. Đối với chứng nhận hợp quy, phương thức áp dụng phải căn cứ quy chuẩn kỹ thuật hoặc quy định chuyên ngành tương ứng.

4. Hướng dẫn công bố hợp chuẩn theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

Theo Điều 9 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, quy trình công bố hợp chuẩn được thực hiện theo 02 bước chính.

Bước 1: Lập Bản thông báo công bố hợp chuẩn

Tổ chức, cá nhân điền thông tin vào Bản thông báo công bố hợp chuẩn theo mẫu tại Phụ lục III của Thông tư.

Doanh nghiệp có quyền lựa chọn và liệt kê các tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc đối tượng liên quan.

Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đối với đối tượng công bố phải ký xác nhận vào Bản thông báo công bố hợp chuẩn.

Bước 2: Thực hiện thông báo công bố hợp chuẩn

Doanh nghiệp thực hiện thông báo công bố hợp chuẩn thông qua:

Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

Sau khi hoàn thành, tổ chức/cá nhân nhận mã số xác nhận đã hoàn thành thông báo công bố hợp chuẩn trên hệ thống.

Trường hợp cơ sở dữ liệu bị lỗi hoặc chưa hoàn thiện hạ tầng, doanh nghiệp có thể thực hiện thông báo:

  • Nộp trực tiếp; hoặc
  • Qua dịch vụ bưu chính;

tại cơ quan chuyên môn ở địa phương.

5. Hồ sơ doanh nghiệp cần lưu khi công bố hợp chuẩn

Một điểm quan trọng của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN là doanh nghiệp phải chủ động lập và lưu giữ hồ sơ để chứng minh sự phù hợp khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Trường hợp công bố dựa trên chứng nhận hợp chuẩn

Hồ sơ lưu giữ gồm:

  • Bản chính Giấy chứng nhận hợp chuẩn;
  • Hồ sơ chứng nhận của tổ chức chứng nhận hợp chuẩn;
  • Bản thông báo công bố hợp chuẩn;
  • Thông tin xác nhận đã thông báo công bố hợp chuẩn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Trường hợp doanh nghiệp tự đánh giá

Doanh nghiệp phải lưu:

  • Bản chính hồ sơ tự đánh giá;
  • Bản thông báo công bố hợp chuẩn;
  • Thông tin xác nhận đã hoàn thành thông báo trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Hồ sơ tự đánh giá cần thể hiện các nội dung như mô tả sản phẩm, công dụng, cấu tạo, thông số kỹ thuật, tài liệu thiết kế, nhãn, bao gói; quy trình sản xuất; nguyên liệu, công nghệ và hệ thống quản lý chất lượng nếu có.

Ngoài ra cần có thông tin về phương pháp thử, kết quả thử nghiệm, kết quả so sánh với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và báo cáo tự đánh giá được người có thẩm quyền xác nhận.

6. Hướng dẫn công bố hợp quy theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

Công bố hợp quy có tính chất khác công bố hợp chuẩn vì đây là hoạt động bắt buộc đối với đối tượng thuộc phạm vi của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Quy trình cơ bản được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Doanh nghiệp cần rà soát:

  • Sản phẩm thuộc nhóm nào;
  • Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc địa phương nào áp dụng;
  • Chỉ tiêu kỹ thuật bắt buộc;
  • Phương pháp thử;
  • Phương thức đánh giá sự phù hợp;
  • Yêu cầu về tổ chức thử nghiệm;
  • Yêu cầu về tổ chức chứng nhận.

Đây là bước rất quan trọng vì việc xác định sai quy chuẩn hoặc thiếu quy chuẩn áp dụng có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.

Bước 2: Đánh giá sự phù hợp

Tùy theo quy chuẩn và mức độ rủi ro, doanh nghiệp thực hiện chứng nhận hợp quy hoặc tự đánh giá trong trường hợp pháp luật cho phép.

Nếu phải thử nghiệm sản phẩm, cần đặc biệt kiểm tra điều kiện của tổ chức thử nghiệm theo quy định tương ứng.

Bước 3: Lập Bản đăng ký công bố hợp quy

Tổ chức, cá nhân điền thông tin theo mẫu tại Phụ lục IV Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

Doanh nghiệp có trách nhiệm xác định và liệt kê đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa hoặc đối tượng công bố.

Bước 4: Chuẩn bị tài liệu kèm theo

Nếu công bố dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy, tài liệu kèm theo là bản điện tử Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Nếu công bố dựa trên kết quả tự đánh giá, cần có:

  • Báo cáo tự đánh giá hợp quy theo Phụ lục V;
  • Bản điện tử kết quả thử nghiệm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật;
  • Kết quả thử nghiệm của tổ chức thử nghiệm đáp ứng yêu cầu chỉ định hoặc công nhận theo quy định tương ứng.

Bước 5: Đăng ký công bố hợp quy

Doanh nghiệp đăng ký qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp nhận mã số xác nhận đã hoàn thành đăng ký công bố hợp quy trên hệ thống.

Nếu hệ thống gặp lỗi hoặc chưa hoàn thiện hạ tầng, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại cơ quan chuyên môn ở địa phương.

7. Sau khi công bố hợp quy, doanh nghiệp còn phải làm gì?

Hoàn thành đăng ký công bố hợp quy không đồng nghĩa trách nhiệm của doanh nghiệp đã kết thúc.

Theo quy định mới, tổ chức/cá nhân còn phải:

  • Thông báo việc công bố hợp quy bằng phương tiện thông tin phù hợp để người sử dụng dễ dàng tiếp cận;
  • Duy trì liên tục sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa;
  • Kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ;
  • Sử dụng dấu hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa đã công bố hợp quy theo quy định trước khi lưu thông;
  • Lập sổ theo dõi việc sử dụng dấu hợp quy;
  • Thực hiện báo cáo việc sử dụng dấu hợp quy theo quy định;
  • Lưu giữ đầy đủ hồ sơ phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước.

Đây là lý do doanh nghiệp nên nhìn hoạt động hợp quy như một quá trình kiểm soát chất lượng liên tục, thay vì chỉ là một thủ tục hành chính trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

8. Khi nào phải thực hiện công bố lại?

Đối với công bố hợp chuẩn, Thông tư 14/2026/TT-BKHCN yêu cầu thực hiện công bố lại khi có thay đổi liên quan đến:

  • Nội dung tiêu chuẩn đã công bố;
  • Nội dung Bản công bố hợp chuẩn đã thông báo;
  • Tính năng sản phẩm;
  • Công dụng;
  • Đặc điểm của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã công bố.

Vì vậy, khi thay đổi sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng, cấu hình kỹ thuật hoặc các thông tin quan trọng, doanh nghiệp nên đánh giá lại nghĩa vụ công bố trước khi tiếp tục đưa sản phẩm ra thị trường.

9. Dấu hợp chuẩn và dấu hợp quy có gì cần lưu ý?

Đối với dấu hợp chuẩn

Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá, tổ chức/cá nhân không được sử dụng dấu hợp chuẩn.

Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc “công bố phù hợp tiêu chuẩn” và quyền sử dụng dấu chứng nhận hợp chuẩn.

Đối với dấu hợp quy

Dấu hợp quy được sử dụng đối với đối tượng được chứng nhận hợp quy và phải đáp ứng yêu cầu về hình dạng, kích thước, vị trí thể hiện theo Thông tư.

Dấu có thể thể hiện:

  • Trực tiếp trên sản phẩm;
  • Trên hàng hóa;
  • Trên bao bì;
  • Trong tài liệu kỹ thuật;
  • Trên nhãn sản phẩm, hàng hóa;
  • Trên nhãn điện tử trong trường hợp áp dụng nhãn điện tử.

Nếu sản phẩm chịu sự điều chỉnh của nhiều quy chuẩn kỹ thuật, dấu hợp quy chỉ được sử dụng khi sản phẩm đã phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

10. Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý từ ngày 25/05/2026

Thứ nhất: Quy trình được số hóa mạnh hơn

Công bố hợp chuẩn và đăng ký công bố hợp quy được thực hiện thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và có mã số xác nhận hoàn thành.

Thứ hai: Phải phân biệt rõ hợp chuẩn và hợp quy

Hợp chuẩn về nguyên tắc là tự nguyện, trong khi hợp quy là bắt buộc đối với đối tượng thuộc quy chuẩn kỹ thuật.

Thứ ba: Không phải sản phẩm nào cũng áp dụng cùng một phương thức đánh giá

Doanh nghiệp phải kiểm tra quy chuẩn và pháp luật chuyên ngành để xác định đúng phương thức.

Thứ tư: Hệ thống quản lý chất lượng ngày càng có vai trò quan trọng

Trong một số trường hợp được quy định cụ thể, việc doanh nghiệp áp dụng và được chứng nhận các hệ thống như ISO 9001, HACCP, GMP hoặc hệ thống quản lý chất lượng phù hợp khác có thể là một trong những điều kiện để xem xét cơ chế lấy mẫu đại diện hoặc miễn, giảm hoạt động đánh giá, thử nghiệm trong giám sát.

Thứ năm: Trách nhiệm hậu kiểm của doanh nghiệp rất lớn

Doanh nghiệp phải duy trì sự phù hợp, kiểm soát chất lượng, lưu hồ sơ và cung cấp bằng chứng khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

11. Hồ sơ cũ thực hiện trước ngày 25/05/2026 có phải làm lại không?

Không phải tất cả trường hợp đều phải thực hiện lại.

Theo quy định chuyển tiếp, tổ chức/cá nhân đã thực hiện đánh giá phù hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công bố hợp chuẩn hoặc công bố hợp quy trước thời điểm Thông tư 14/2026/TT-BKHCN có hiệu lực được tiếp tục sử dụng:

  • Giấy chứng nhận hợp chuẩn;
  • Giấy chứng nhận hợp quy;
  • Dấu hợp chuẩn;
  • Dấu hợp quy;

đến hết thời hạn hiệu lực.

Các trường hợp này cũng không phải thông báo lại công bố hợp chuẩn hoặc đăng ký lại công bố hợp quy chỉ vì Thông tư 14/2026/TT-BKHCN có hiệu lực.

12. Checklist công bố theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên kiểm tra lần lượt:

  • Xác định chính xác sản phẩm/hàng hóa cần công bố;
  • Xác định tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật áp dụng;
  • Xác định công bố hợp chuẩn hay công bố hợp quy;
  • Xác định phương thức đánh giá sự phù hợp;
  • Kiểm tra điều kiện của tổ chức chứng nhận;
  • Kiểm tra điều kiện của phòng thử nghiệm;
  • Thực hiện lấy mẫu và thử nghiệm nếu cần;
  • Thực hiện chứng nhận hoặc tự đánh giá theo trường hợp áp dụng;
  • Chuẩn bị Bản thông báo công bố hợp chuẩn hoặc Bản đăng ký công bố hợp quy;
  • Chuẩn bị hồ sơ điện tử kèm theo;
  • Thực hiện thủ tục trên Cơ sở dữ liệu quốc gia;
  • Nhận và lưu mã số xác nhận;
  • Thực hiện ghi nhãn/dấu hợp quy đúng quy định;
  • Thiết lập kế hoạch kiểm soát, thử nghiệm và giám sát định kỳ;
  • Lưu đầy đủ hồ sơ phục vụ hậu kiểm.

13. INCOCERT hỗ trợ doanh nghiệp công bố hợp chuẩn – hợp quy

Việc thực hiện công bố theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN không chỉ nằm ở khâu điền biểu mẫu. Doanh nghiệp cần xác định đúng tiêu chuẩn – quy chuẩn – phương thức đánh giá – chỉ tiêu thử nghiệm – tổ chức đánh giá phù hợp – hồ sơ công bố ngay từ đầu.

INCOCERT cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình:

  • Rà soát sản phẩm và xác định tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng;
  • Xác định yêu cầu công bố hợp chuẩn/hợp quy;
  • Tư vấn lựa chọn phương thức đánh giá phù hợp;
  • Hướng dẫn lấy mẫu, thử nghiệm;
  • Thực hiện đánh giá, chứng nhận trong phạm vi năng lực được phép;
  • Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ công bố;
  • Hướng dẫn sử dụng dấu hợp chuẩn/hợp quy;
  • Tư vấn xây dựng ISO 9001, HACCP, GMP và các hệ thống quản lý liên quan;
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ chế kiểm soát chất lượng và hồ sơ phục vụ hậu kiểm.

Doanh nghiệp đang cần xác định sản phẩm có phải công bố hợp quy hay không?

Hãy cung cấp cho INCOCERT tên sản phẩm, mục đích sử dụng, thông số kỹ thuật, nguồn gốc sản xuất/nhập khẩu và lĩnh vực quản lý. Đội ngũ chuyên gia sẽ hỗ trợ rà soát quy định áp dụng và đề xuất lộ trình thực hiện phù hợp.

INCOCERT – Chuẩn hóa giá trị, đồng hành phát triển bền vững.